中南大学教育基金会档案管理规定

2011-12-31 0:00:00 编辑:教育基金会 来源:---

中南大学教育基金会档案管理规定

为了确保基金会档案的完整、准确、系统,使档案管理工作规范化、制度化,以便及时有效地为决策者及有关人员提供有价值的档案资料,使基金会各项工作得以顺利开展,依据《中华人民共和国档案法》、《基金会管理条例》和《中南大学教育基金会章程》等相关规定,特制定本制度。

第一条  基金会的档案由基金会各部门负责收集、整理,综合部负责统一归档。

第二条  档案管理范围

本制度档案管理范围是指本会原始档案和在各项业务活动中形成的,所涉及内容已处理完毕或暂告一段落,并具有查考、保存价值的,需集中保管的各种载体的信息。主要有:

(一)上级主管部门的文件材料

 1、需要贯彻执行的上级主管部门召开的会议的主要文件材料;

 2、本会要执行上级主管部门颁发的文件,以及普发的、需要贯彻执行的法规性文件;

 3、领导视察、检查本会工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料;

4、上级主管部门和有关部门颁发或出具的各种有效证件及凭证。

(二)本会的文件材料

 1、本会召开理事会、表彰大会的会议文件,以及各种声像材料;

 2、本会各项活动形成的计划、总结、报告、纪要等;

 3、本会颁发的各种正式文件及签发稿、印制稿、重要文件的修改稿等;

 4、本会的请示与上级部门的批复文件;

 5、本会年检、评估、考核、评优材料;

 6、本会统计报表和统计分析资料;

 7、本会成立、合并、更名、启用印章、章程、制度等文件资料;

 8、本会财产、物资、档案等的交接凭证、清册等;

 9、本会的历史沿革、大事记、年鉴,反映本会重要活动事件的剪报、声像材料,荣誉奖励证书,有纪念意义和凭证性的实物和展览影像等文件材料;

 10、本会历届理事会名册、工作人员及志愿者名册;

 11、本会与有关单位、团体、企事业单位来往的协议书、重要文件及需要执行的法规性文件;

 12、本会工作人员聘用、待遇、考核、辞退、奖惩等文件材料;

 13、其他具有保存价值的文件材料。

第三条  基金会工作人员应将归档的文件材料按规定分类、整理、装订、编目、保存,并编制索引。

第四条  查借阅档案要办理相关手续,借阅档案应及时归还。

第五条  本制度由基金会综合事务管理部负责解释。

第六条  本制度经2011年2月24日基金会第一届理事会第一次会议通过之日起执行。

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