中南大学教育基金会印章管理制度

2011-12-31 0:00:00 编辑:教育基金会 来源:---

中南大学教育基金会印章管理制度

第一章  总  则

第一条  为规范基金会印章的制发、管理及使用,防范印章管理和使用中的不规范行为,特制定本规定。

第二条  本规定所指印章是指与基金会权利义务有关的公文、文件、制度、证明、合同等资料上,因需以基金会名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。

第三条  印章的适用范围

(一)基金会印章:适用于以基金会名义上报国家机关、政府部门、中南大学的重要公函和文件,以基金会名义出具的证明、函件及下发的各类内部文件等。

(二)法定代表人印章:适用于由公司法定代表人签章的文件、法定代表人证书、法定代表人授权委托书、统计报表等。

(三)财务印鉴专用章:包括财务专用章、发票专用章、印鉴章,适用于基金会财务部对外开具发票及其它财务凭证等。

(四)合同专用章:适用于以基金会名义签订的各类协议、合同等有法律约束力的文件。

第四条  印章管理职责

(一)基金会综合事务管理部负责公司印章、合同专用章、法定代表人印章的管理与使用,负责基金会各类印章的统一制发、登记,负责本文件的制定、修订与解释。

(二)各部门负责本部门印章的管理与使用。

第二章  印章的刻制、启用

第五条  基金会印章的制发必须合法进行。基金会所有印章的刻制由基金会综合事务管理部统一归口办理。需刻章的部门应填写印章刻制申请单,经基金会领导审批后由基金会综合事务管理部统一安排刻制。其他任何部门和个人均不得私自刻制基金会各类印章。

第六条  印章刻制的审批权限

(一)基金会印章、法定代表人印章的刻制,由基金会综合事务管理部提出申请,理事长批准;

(二)基金会合同专用章、财务印鉴专用章、部门印章的刻制,由使用部门提出,基金会综合事务管理部,秘书长批准。

第七条  基金会原使用印章需作废时, 由印章管理人员填写印章废止申请单,按规定批准后,交综合事务管理部处理。综合事务管理部应及时将旧印章收回,并建立印章废止登记台帐,必要时要发布印章作废公告。已废止印章妥善保管至少三年后销毁。

第三章  印章的保管

第八条  基金会各类印章必须有专人保管。

第九条  基金会印章专管人员应保证印章的保管安全,使用规范,建立印章使用台帐,若不慎遗失、损毁、被盗,应迅速向基金会综合事务管理部报告。如遗失基金会印章、合同专用章、财务专用章等必须登报声明。

第十条  从各类印章启用之时起,印章专管人员将对该印章使用的正确性负责,对因印章使用、保管不慎给公司权益造成损害的,须追究相关责任人的责任。

第十一条  印章专管人员离职,须办理印章移交手续。

第十二条  印章专管人员要坚持原则,遵守保密规定,严格照章用印,未按批准权限的用印申请或用印件内容有误的,印章专管人员不予用印。

第十三条  印章专管人员不得擅自用印,一经发现,严肃处理,由此产生的一切法律后果由其自行承担。

第十四条  用印审批凭据或基金会领导签批件的复印件由印章专管员留存,保存三年以上,基金会印章的入网、销毁凭证及用章登记台帐定期归档。

第四章  印章的使用管理

第十五条  基金会印章的使用须按基金会审批规定审批后方可用印。

第十六条  基金会的公文,由部门负责人、基金会综合事务管理部、分管领导审核并签署意见,由理事长、秘书长或其授权代表批准后用印,并应留下文件底稿和 1-2 份印好的文件以备存档和查阅。

第十七条  对外签署的合同或协议,按合同批准权限,审批后用印。

第十八条  基金会对外报送的各类业务报表及其他需用基金会印章的文本等,由部门负责人审核、主管领导审定后用印,如涉及敏感信息等内容需经秘书长核准后用印。

第十九条  公司开具介绍信等,凭申请人部门负责人批准的报告申请单,由基金会综合事务管理部出具并用印;基金会授权委托书按公司委托书管理规定办理。

第二十条  基金会各部门如需盖公司法定代表人章,应附理事长、秘书长已签批报告或按公司有关文件规定授权的其他领导的有效签批。

第二十一条  上述未规定事项的印章使用审批程序,由申请用章部门负责人、分管领导审核批准后用印,重大或非常规事项,必须经理事长批准。

第二十二条  基金会部门用章不对外使用,由秘书长授权部门负责人审批用印。

第二十三条  对基金会员工因私人事宜需出具证明而使用公司印章的,常规证明(在职证明、收入证明、招聘录用证明、福利分房情况、婚姻状况证明等)由各职能部门负责人签出意见并加盖部门印章。非常规事项需提交报告或填写用印申请表,征得主管领导(重要的报理事长、秘书长)批准后方可用印。

第二十四条  已盖章的文件若未使用,必须立即交回基金会综合事务管理部销毁。

第二十五条  综合事务管理部应建立用印登记台帐,该台帐应注明印章使用日期、部门、用印人、用途、用印数量和批准人等,盖章依据及重要资料的盖章原件须复印留底。

第五章  用印方法

第二十六条  基金会印章应盖在文件正面或基金会全称上,有日期的要骑年盖月,印记要端正清晰,印章的名称与用印件的落款一致(代用章除外)。

第二十七条  介绍信要有存根,并在落款和骑缝处一并盖章。

第六章  附则

第二十八条  本管理制度经2011年2月24日基金会第一届理事会第一次会议通过之日起执行,解释权归基金会综合事务管理部。

 

 

 

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