第一章  总则

第一条  为了确保基金会档案的完整、准确、系统，使档案管理工作规范化、制度化，以便及时有效地为决策者及有关人员提供有价值的档案资料，使基金会各项工作得以顺利开展，依据《中华人民共和国档案法》、《基金会管理条例》和《中南大学教育基金会章程》等相关规定，特制定本规定。

第二条  基金会档案工作在业务上由中南大学档案馆负责指导、监督和检查。

第二章  基金会档案管理内容

第三条  基金会档案是基金会筹备、成立以及活动情况的历史记录，是基金会工作的基础，是中南大学档案的重要组成部分。

第四条  基金会的归档材料主要可分为四大类：第一类为登记材料，即基金会申请成立登记、变更登记、注销登记过程中所形成的文字材料；第二类为年度检查材料，包括上级主管部门及登记管理机关要求报送的年检材料；第三类为会计材料，包括基金会会计核算和财务管理的材料，如会计帐册、报表、审计报告等；第四类为项目材料，包括基金会各项目立项、执行、结项等材料；第五类为捐赠材料，包括捐赠协议、管理办法等材料；第六类为基金会日常管理材料，包括基金会理事会议材料、捐赠配比申报资料等材料。

第一类、第二类、第六类材料，由基金会综合管理部按照中南大学档案馆要求立卷建档后移交中南大学档案馆；第三类材料，按照《中南大学教育基金会会计档案管理制度》执行，由基金会财务管理部立卷、建档、管理；第四类材料，由基金会项目管理部立卷、建档、管理；第五类材料，由基金会资源拓展部立卷、建档、管理。

第三章  基金会档案管理要求

第五条  基金会材料建档后，要随时整理归档，随时补充新的内容，以保证基金会档案的齐全完整，准确无误。

第六条  移交中南大学档案馆材料，由基金会综合管理部按照中南大学档案馆分配案卷编号编制归档，并按要求办理移交手续。存放基金会档案室材料，可根据项目资料、会计资料、捐赠资料特点按时间顺序排列编写案卷号。

第七条  查借阅档案要办理相关手续，借阅档案应及时归还。

第四章  其他

第八条  本规定由中南大学教育基金会负责解释。

第九条  本规定自中南大学教育基金会第二届理事会第九次会议通过之日起实施，原《中南大学教育基金会档案管理规定》同时废止。